تعتبر الفاتورة الضريبية أداة حيوية في عالم الأعمال والتجارة، حيث تمثل وثيقة رسمية توثق التعاملات التجارية وتحدد الالتزامات الضريبية للأطراف المتعاملة، كما تأخذ الفاتورة الضريبية دورًا حاسمًا في تنظيم السجلات المالية وضمان الامتثال للقوانين واللوائح الضريبية، وفي هذا المقال نتناول أهمية الفاتورة الضريبية في إدارة الأعمال وتحديد الالتزامات الضريبية بشكل صحيح.
ما هي الفاتورة الضريبية؟
الفاتورة الضريبية هي وثيقة تصدرها الشركات والأفراد لتوثيق عمليات البيع والشراء وتسجيلها لدى السلطات الضريبية، حيث تحتوي الفاتورة الضريبية على معلومات مهمة مثل اسم الشركة أو الشخص البائع، واسم المشتري، وتاريخ الصفقة، وتفاصيل المنتجات أو الخدمات المباعة، وأسعارها، وقيمة الضرائب المفروضة عليها.
فوائد الفواتير الضريبية الإلكترونية
تهدف الفواتير الضريبية إلى تحقيق عدة فوائد، ومنها:
- الامتثال القانوني: توفر الفواتير الضريبية توثيقًا قانونيًا للمعاملات التجارية وتساعد الشركات والأفراد في الامتثال لمتطلبات القوانين الضريبية.
- الشفافية والمصداقية: تعمل الفواتير الضريبية على زيادة شفافية العمليات التجارية وتعزز مصداقية الشركات أمام العملاء والسلطات الضريبية.
- استرداد الضريبة: يمكن استخدام الفواتير الضريبية كدليل لاسترداد الضريبة المدفوعة على المشتريات التجارية، وبالتالي توفير فرصة لتقليل التكاليف وزيادة الربحية.
- مراقبة الضرائب: تساعد الفواتير الضريبية السلطات الضريبية على مراقبة العمليات التجارية والتحقق من فاتورة ضريبية وصحة التقارير المالية المقدمة من قبل الشركات.
- تسهيل الإدارة المالية: توفر الفواتير الضريبية سجلًا موثوقًا يمكن استخدامه في إدارة الحسابات والميزانيات وتقديم تقارير مالية دقيقة.
تعرف علي: أفضل برنامج للفوترة الإلكترونية
أنواع الفاتورة الضريبية
قبل أن نوضح محتويات الفاتورة الضريبية، يجب أولاً، أن نستعرض أنواع الفاتورة، حيث نجد أنها تنقسم لنوعين رئيسيين، وفي هذه النقاط، نوضح كل نوع:
1- فاتورة ضريبية عادية
هي الفاتورة الأساسية التي تصدرها الشركات والأفراد لتوثيق عمليات البيع والشراء وتسجيلها لدى السلطات الضريبية، وتحتوي على جميع التفاصيل اللازمة مثل المعلومات الشخصية للبائع والمشتري وتفاصيل المنتجات أو الخدمات والضرائب المفروضة عليها.
2- فاتورة ضريبية مبسطة
تستخدم عادة في المعاملات الصغيرة والمبالغ المحدودة، والتي قد تصل إلى أقل من 1000 ريال سعودي، وتحتوي على معلومات أساسية مثل اسم الشركة ورقمها الضريبي وتاريخ الصفقة والمبلغ المفروض ضريبة عليه، وقد يتم استخدامها في بعض الدول لتسهيل الإجراءات البسيطة وتخفيض التكاليف.
ومن خلال هذا التوضيح، يتبين الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة، فكثير من الناس لديهم خلط وخصوصاً عند التفريق بين شروط الفاتورة الضريبية المبسطة وشروط الفواتير ككل، ونستخلص من ذلك أن الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة يتمثل في أن:
- المعلومات المتاحة (شاملة) في الفاتورة الضريبية، في حين أن المعلومات في الفاتورة الضريبية المبسطة ( محدودة).
- أن قيمة المعاملة في الفاتورة الضريبية ( لا يوجد لها حد) ولكنها في الفاتورة المبسطة (لا تتجاوز الـ1000 ريال).
- أن الاستخدام في الفاتورة الضريبية (للمعاملات الكبيرة والصغيرة) وفي الفاتورة المبسطة (للمعاملات الصغيرة فقط)
ما هي محتويات الفواتير الضريبية الإلكترونية؟
بالنسبة إلى محتويات الفواتير الضريبية الإلكترونية، فقد حددت هيئة الزكاة والدخل بالمملكة العربية السعودية شكل الفاتورة، وفقاً لمحتوياتها أو حقولها، وذلك استنادً على ظهورهما داخل الفاتورة نفسها، ومن ثم، نجد حقول مطلوبة وهي حقول لا بد من توافرها سواء في الفاتورة بشكلها التقليدي أو المطبوع أو الإلكتروني، وحقول غير مطلوبة، ولا يُشترط توافرها في نسخة الفواتير المقدمة للعميل، ولكن من الضروري أن تكون موجودة في الشكل الإلكتروني لها، ومن هنا يمكن أن نوضح أن محتويات الفواتير الإلكترونية تشمل الآتي:
أولاً: معلومات البائع
- اسم البائع.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
- العنوان التجاري.
- رقم الهاتف.
- البريد الإلكتروني.
ثانياً: معلومات المشتري
- اسم المشتري.
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة (إن وجد).
- العنوان.
ثالثاً: معلومات الفاتورة
- تاريخ الفاتورة.
- رقم الفاتورة.
- نوع الفاتورة (فاتورة ضريبية، فاتورة تصحيحية، فاتورة مكررة، إلخ).
- نوع التوريد (سلع، خدمات، إلخ).
- رمز النشاط الاقتصادي.
- وصف السلع أو الخدمات.
- الوحدة.
- الكمية.
- السعر.
- قيمة الضريبة.
- إجمالي القيمة.
رابعاً: معلومات إضافية
- رقم الحساب المصرفي.
- طريقة الدفع.
- شروط الدفع.
- أي معلومات أخرى يراها البائع ضرورية.
شروط المتطلبات الأساسية في الفاتورة الضريبية
بعد الاطلاع على المحتويات التي تشملها الفواتير الضريبية tax invoice، من الضروري أيضاً أن تكون على اطلاع بالشروط، أي شروط الفواتير الضريبية، فهذه الشروط تعد بمثابة الركيزة التي من خلالها تستطيع بدء التعامل مع النظام الجديد.
أولاً: الشروط العامة
- وجود نسختين من الفاتورة: نسخة أصلية وصورة طبق الأصل منها.
- امتلاك المشتري النسخة الأصلية: بينما تبقى النسخة المصورة مع البائع.
- تدرج التاريخ الصحيح: بأرقام متسلسلة عبر الفاتورة.
- عدم وجود كشط فوق الفاتورة: لإثبات صحتها.
- احتواء الفاتورة على:
- رقم تسلسلي.
- تاريخ الإصدار.
ثانياً: بيانات البائع
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة.
- الاسم الكامل.
- العنوان.
- اسم المنفذ الذي تم بيع السلع منه (إن وجد).
ثالثاً: بيانات المشتري
- الاسم الكامل.
- العنوان.
- الرقم الضريبي (إن وجد).
رابعاً: بيانات السلع
- وصف واضح ودقيق لأنواع السلع المباعة.
- السعر الخاص بالسلع المباعة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة.
- المبلغ الكلي للفواتير.
كيفية إصدار فاتورة ضريبية إلكترونية؟
هناك طريقتان رئيسيتان لإصدار فاتورة ضريبية إلكترونية في السعودية:
1- نظام نقاط البيع
- تأكد من أن نظام نقاط البيع الخاص بك متوافق مع نظام الفوترة الإلكترونية.
- أدخل جميع المعلومات المطلوبة في الفاتورة، بما في ذلك:
- رقم الفاتورة.
- تاريخ الفاتورة.
- اسم وعنوان البائع.
- اسم وعنوان المشتري.
- رقم التعريف الضريبي (TIN) للبائع والمشتري.
- وصف السلع أو الخدمات المقدمة.
- الكمية والسعر لكل سلعة أو خدمة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة (VAT).
- إجمالي المبلغ.
- قم بطباعة الفاتورة أو إرسالها إلكترونيًا إلى المشتري.
2- البرنامج المحاسبي
- تأكد من أن البرنامج المحاسبي الخاص بك متوافق مع نظام الفوترة الإلكترونية.
- أدخل جميع المعلومات المطلوبة في الفاتورة، كما هو موضح في الخطوات أعلاه.
- قم بتصدير الفاتورة بصيغة XML أو PDF/A-3.
- قم بتحميل الفاتورة على منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما هي استخدامات الفاتورة الضريبية؟
للفاتورة الضريبية استخدامات عدة، من أبرزها:
- الإثبات: تُستخدم الفاتورة الضريبية كإثبات لدفع ضريبة القيمة المضافة من قبل المشتري، كما تُستخدم من قبل الجهة الضريبية للتأكد من صحة الإقرارات الضريبية المقدمة.
- الاسترداد: تُستخدم الفاتورة الضريبية من قبل المشترين المُسجلين في ضريبة القيمة المضافة لاسترداد ضريبة القيمة المضافة المدفوعة على مشترياتهم.
- التقديم: قد تطلب الجهة الضريبية تقديم فواتيرهم الضريبية للتأكد من صحة الإقرارات الضريبية المقدمة، لذا يجب على الممولين الاحتفاظ بسجلات فواتيرهم الضريبية لفترة تحددها الجهة الضريبية.
- استخدامات أخرى: مثل:
- إدارة الأعمال
- متابعة المبيعات
- تحليل البيانات
- تحديد الأسعار
- تحسين كفاءة العمليات
- الضرائب الأخرى
- ضريبة الدخل
- الضريبة الجمركية
كيف يمكنك الاستعداد للالتزام بالفوترة الإلكترونية؟
هذه بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها للاستعداد للالتزام بالفوترة الإلكترونية:
1- تقييم احتياجاتك
- حدد نوع نظام الفوترة الإلكترونية الذي يناسب احتياجاتك، سواء كان نظام نقاط البيع أو البرنامج المحاسبي.
- تأكد من أن النظام متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
2- اختيار حل الفوترة الإلكترونية
- قارن بين حلول الفوترة الإلكترونية المختلفة واختر الحل الذي يناسب احتياجاتك وميزانيتك.
- تأكد من أن الحل الذي تختاره معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
3- تدريب موظفيك
- قم بتدريب موظفيك على كيفية استخدام نظام الفوترة الإلكترونية الجديد.
- تأكد من أنهم يفهمون جميع متطلبات نظام الفوترة الإلكترونية.
4- اختبار النظام
- قم باختبار نظام الفوترة الإلكترونية الجديد قبل البدء في استخدامه بشكل فعلي.
- تأكد من أن النظام يعمل بشكل صحيح وأن جميع البيانات يتم إدخالها بشكل دقيق.
5- التسجيل في منصة “فاتورة”
- قم بالتسجيل في منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- تأكد من أن جميع بياناتك مسجلة بشكل صحيح.
6- البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية
- بمجرد إتمام جميع الخطوات السابقة، يمكنك البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية.
- تأكد من الاحتفاظ بنسخ من جميع الفواتير الإلكترونية التي تصدرها لمدة 5 سنوات.
يظهر بوضوح من خلال شرحنا، أن الفاتورة الضريبية ليست مجرد وسيلة لتوثيق المعاملات التجارية، بل هي أداة حيوية لإدارة الأعمال بفعالية والامتثال للضوابط واللوائح الضريبية، ولذلك يجب على الشركات والأفراد أن يولوا اهتمامًا كبيرًا لإصدار الفواتير الضريبية بشكل دقيق وفي الوقت المحدد، حيث تعزز هذه العملية النزاهة المالية وتحقق الامتثال القانوني.
كيف تساعدك البدر للمبيعات في إدارة نشاط التجاري؟
تعد شركة البدر للمبيعات من الشركات الرائدة في مجال إدارة الأنشطة التجارية، وتقدم حلاً شاملاً يسهم بشكل فعال في تحسين وتسهيل عمليات المبيعات الخاصة بك، حيث توفر البدر للمبيعات مجموعة من الخدمات والميزات التي تسهم في تحسين أداء الأعمال التجارية وزيادة الإيرادات.
أحد أهم جوانب دور البدر في تعزيز نشاطك التجاري هو نظام إدارة المبيعات الذي يوفره، حيث يساعد هذا النظام في تنظيم عمليات المبيعات، مما يؤدي إلى زيادة كفاءة العمل وتقليل الوقت المستغرق في إدارة الطلبات والمخزون، وبفضل الحلول التقنية المتقدمة التي تقدمها الشركة لعملائها، يمكنك متابعة مبيعاتك بكل سهولة، وتحليل البيانات بشكل دقيق لاتخاذ قرارات أفضل.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم البدر خدمات تخصيص وإنشاء المتجر الإلكتروني، مما يسهم في بناء هوية قوية على الإنترنت لعملك، ولذلك، ننصحك بزيارة الموقع الرسمي للشركة للاطلاع على المزيد حول الخدمات التي نقدمها وكيف يمكنها دعمك في تحقيق أهدافك التجارية.
